O complexo comportamento provocado pelo isolamento social trouxe mudanças profundas no relacionamento entre as pessoas, seja entre familiares, amigos e até colegas de trabalho. Sem exceção, em algum grau, todos alteraram suas rotinas, seus hábitos e estilo de viver.
Na mudança do “jeito de trabalhar” ganhou força uma nova modalidade de trabalho: o remoto ou home office, com um surpreendente sucesso. Isso mostra que a mobilidade, se bem administrada, traz desafios e novas oportunidades.

Os antigos povos da pré-história eram nômades, ou seja, exploravam os recursos de uma área e depois mudavam de lugar continuamente para sobreviver. Eles nos permitem fazer uma analogia com este tipo de profissional da atualidade. O “nômade digital” trabalha sem local determinado, em que o endereço fixo tem pouca importância, pois pode exercer sua atividade de vários locais, desde que esteja obrigatoriamente conectado, online, e que tenha estrutura, segurança e competências para desempenhar suas tarefas. E também administrar bem sua jornada flexível para entregar os resultados esperados no prazo estipulado.

Os cartórios extrajudiciais já constatam as vantagens dessa mobilidade no trabalho, embora alguns atos notariais, por segurança, exijam a presença física como no caso dos testamentos ou o reconhecimento de firma por autenticidade, como exemplos.

O trabalho remoto, digital, feito de forma nômade, sem local de origem fixo, ainda provoca na mente das pessoas a imagem de alguém trabalhando na praia, ensolarada, mar azul ao fundo, com um notebook no colo. Quem já experimenta a modalidade remota já descobriu que essa imagem serve apenas para postar no Instagram e provocar brincadeiras dos amigos. Não é bem assim. Muitos já estruturaram um quarto ou espaço reservado num cantinho da casa para montar um “miniescritório”.

A realidade do trabalho digital na atividade extrajudicial exige enorme concentração e, impreterivelmente, um local adequado e bem estruturado para atender as demandas complexas e específicas dos usuários. Portanto, quem trabalha na gestão dos cartórios extrajudiciais se vê diante de novas questões: “Como gerenciar o funcionário que acabou de mudar para o regime remoto?” Ou então: “Como mantê-lo produtivo, organizado e engajado?”

Até para os mais tarimbados futurólogos é desafiador prever em quais circunstâncias o trabalhador nômade digital terá as competências de organização, planejamento e motivação para manter-se dentro das exigências de qualidade dos serviços e segurança jurídica da atividade notarial e registral.

Na esteira destas questões, tabeliães e registradores deverão rever os métodos de gestão a fim de manter a qualidade dos serviços e a eficiência da equipe de funcionários.

Seguem nessa linha, algumas sugestões:

1. Demonstrar que o cartório está atento com a segurança do colaborador e com a sua estrutura mínima necessária para desenvolver bem o seu trabalho;
2. Prover o colaborador remoto de condições para manter-se em comunicação com os colegas do cartório e com os usuários seja via site, por whatsapp, e-mail ou presencialmente;
3. Fornecer feedbacks frequentes sobre o andamento e resultados das atividades remotas;
4. Manter diálogos com os colaboradores a respeito de possíveis preocupações, estresse e ansiedades provocadas pelo menor convívio com colegas e sensação de não pertencimento;
5. Pedir feedbacks de alguns colaboradores, tanto dos mais quanto dos menos experientes, para conhecer o que está dando certo e o que precisa receber ajustes na gestão do cartório.

O estilo de liderança da equipe merece atenção especial nessa fase de tantas mudanças. A liderança à distância será a forma mais usual de influência daqui para frente, exigindo dos líderes habilidades diferentes daquelas da liderança presencial. A construção de vínculos, a motivação e o alinhamento de expectativas serão elaborados e desenvolvidos de outras formas, considerando-se o trabalho remoto e o presencial convivendo simultaneamente.

Trabalhar com flexibilidade de local e de horários não significa se tornar o seu próprio chefe. E nem deixar os funcionários se sentirem como tal. Para um trabalho remoto funcionar bem é preciso autodisciplina, automotivação e foco nos resultados. São competências obrigatórias.

Lidar com a falta de convivência com colegas também poderá pesar na balança nessa modalidade móvel de trabalho. Mas isso pode ser compensado com reuniões presenciais de toda equipe pré-agendadas de tempos em tempos.

Nossas vidas, pessoais e profissionais mudaram. O grau de exigência quanto à agilidade e qualidade dos serviços também mudou. Cabe a cada profissional avaliar o que se encaixa na sua atividade e descobrir o melhor jeito, presencial ou à distância, de manter clientes, internos e externos, muito satisfeitos.

Até nosso próximo encontro.

Por Gilberto Cavicchioli

Consultor de empresas, é professor da ESPM, Fundação Getúlio Vargas e SENAC; realiza palestras motivacionais, treinamentos e capacitação de pessoas no ambiente de negócios, coordena o site profissionalsa.com.br, é colunista em revistas especializadas e é autor dos livros: O Efeito Jabuticaba e Cartórios e Gestão de Pessoas: um desafio autenticado.